Dokumentenmanagement, SAP und die Herausforderungen von heute
- Patricio Puleio - Crop7.com
- 11. Juli 2024
- 2 Min. Lesezeit
Die Menge an unstrukturierter Dokumentation, die von Unternehmen erzeugt wird, wächst exponentiell und hat verschiedene Quellen und Zwecke. SAP generiert unstrukturierte Dokumentation (Rechnungen, Bestellungen, Bescheinigungen, etc.). Gleichzeitig erlaubt SAP das Anhängen von unstrukturierter Dokumentation zur formellen oder informellen Unterstützung von Geschäftsprozessschritten.
Andere Nicht-SAP-Anwendungen sind ebenfalls die Quelle umfangreicher Dokumentation, die mit den in SAP ausgeführten Aktivitäten in Zusammenhang stehen kann oder auch nicht. Die Herausforderung dieser Zeit ist die Integration des gesamten dokumentarischen Kapitals, um seine Nutzung durch die verschiedenen Benutzerprofile zu erleichtern, die Technologie für die Speicherung dieser Informationen zu vereinheitlichen, die Kosten zu optimieren und die Nutzung künstlicher Intelligenz zur Verbesserung der Entscheidungsfindung zu fördern.
In diesem Zusammenhang entsteht die Notwendigkeit, Lösungen für die Dokumentenverwaltung zu implementieren, die in der Lage sind:
Informationen zentralisieren: Ein einziges Repository schaffen, in dem alle Dokumente unabhängig von ihrer Herkunft gespeichert werden, um den Zugriff und die zentrale Verwaltung zu erleichtern.
Prozesse automatisieren: Automatisierungstechnologien zur effizienten Verarbeitung, Klassifizierung und Verwaltung von Dokumenten nutzen, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Verbesserung von Sicherheit und Compliance: Gewährleisten Sie, dass die gesamte Dokumentation geschützt ist und die gesetzlichen und branchenspezifischen Compliance-Vorschriften eingehalten werden.
Erleichterung der Informationsbeschaffung: Implementierung fortschrittlicher Suchsysteme, die es den Benutzern ermöglichen, die benötigte Dokumentation schnell zu finden und so die Produktivität und betriebliche Effizienz zu verbessern.
Verstärkter Einsatz von künstlicher Intelligenz: Nutzen Sie Werkzeuge der künstlichen Intelligenz, um große Mengen unstrukturierter Dokumentation zu analysieren, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und die datengestützte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Die Integration dieser Lösungen ermöglicht es Unternehmen nicht nur, ihre Dokumentation effizienter zu verwalten, sondern bereitet sie auch auf zukünftige Herausforderungen in einem zunehmend digitalen und datengesteuerten Geschäftsumfeld vor. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Fähigkeit, unstrukturierte Dokumentation effektiv zu verwalten, zu einem Schlüsselfaktor für den Geschäftserfolg im digitalen Zeitalter wird.
