A quantidade de documentação não estruturada gerada pelas empresas está crescendo exponencialmente e tem várias fontes e finalidades. O SAP gera documentação não estruturada (faturas, pedidos de compra, certificados, etc.). Ao mesmo tempo, o SAP permite a anexação de documentação não estruturada para apoiar formal ou informalmente as etapas do processo de negócios.
Outros aplicativos não SAP também são fonte de extensa documentação que pode ou não estar relacionada às atividades executadas no SAP. O desafio da atualidade é a integração de todo o capital documental para facilitar seu uso pelos diferentes perfis de usuários, unificar a tecnologia de armazenamento dessas informações, otimizar custos e aprimorar o uso da inteligência artificial para melhorar a tomada de decisões.
Nesse contexto, surge a necessidade de implementar soluções de gerenciamento de documentos que sejam capazes de:
Centralizar informações: criar um repositório único onde toda a documentação é armazenada, independentemente de sua origem, facilitando o acesso e o gerenciamento centralizado.
Automatizar processos: usar tecnologias de automação para processar, classificar e gerenciar a documentação de forma eficiente, reduzindo o tempo e o esforço manual.
Aprimore a segurança e a conformidade: garanta que toda a documentação esteja protegida e que as normas legais e de conformidade do setor sejam cumpridas.
Facilite a recuperação de informações: implemente sistemas de pesquisa avançados que permitam aos usuários encontrar rapidamente a documentação de que precisam, melhorando a produtividade e a eficiência operacional.
Aprimore o uso da inteligência artificial: use ferramentas de inteligência artificial para analisar grandes volumes de documentação não estruturada, extraindo insights valiosos e apoiando a tomada de decisões orientada por dados.
A integração dessas soluções não apenas permite que as empresas gerenciem sua documentação com mais eficiência, mas também as prepara para enfrentar os desafios futuros em um ambiente de negócios cada vez mais digital e orientado por dados. Concluindo, a capacidade de gerenciar com eficiência a documentação não estruturada está se tornando um fator essencial para o sucesso dos negócios na era digital.