Die Grafik versucht, den Lebenszyklus von Informationen in einem System zu beschreiben. Und wir werden ihn aus unserer SAP-Perspektive betrachten.
Die Ausführung der verschiedenen Schritte eines Geschäftsprozesses löst die Erstellung und eventuelle Änderung von Informationen in der Datenbank aus. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, beginnt die Häufigkeit des Zugriffs auf diese Daten zu sinken. Die Daten eines abgeschlossenen Prozesses werden nicht mehr geändert. Leseanforderungen sind sporadisch.
Aus dieser Beschreibung ergeben sich sehr aussagekräftige Definitionen, wenn man über eine Information Lifecycle Management (ILM)-Initiative nachdenkt.
ILM ist eine umfassendere Sichtweise, die die Archivierung einschließt, aber bis zur Bestimmung des Zeitpunkts der vollständigen Vernichtung von Informationen reicht.
Die stärksten Ideen, die es zu berücksichtigen gilt und die sich auf jedes ILM-Projekt auswirken, sind:
a) Verweildauer: Wie lange muss es nach Abschluss eines Geschäftsprozesses dauern, bis ich die Informationen dieses Prozesses archivieren kann? Diese Definition wirkt sich direkt auf den Umfang und das Volumen einer Datenarchivierungsinitiative aus.
b) Aufbewahrungszeit: Wie lange sollte ich die archivierten Informationen aufbewahren? Die Antwort auf diese Frage hängt in erster Linie von den rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen ab und hat technologische Konsequenzen: Es muss die Technologie definiert werden, die diese Speicherung für die erforderlichen Zeiträume aufrechterhalten wird.
Es ist wichtig, sich über diese Fragen im Klaren zu sein und auf die goldenen Regeln der Archivierung zurückzugreifen:
1) Archivieren Sie keine Daten, deren Geschäftsprozess noch nicht abgeschlossen ist.
2) Archivieren Sie keine Daten, wenn die definierte Verweildauer nicht erreicht ist.
3) Alle archivierten und aufbewahrten Daten sind immer zugänglich. Durch die Kombination von Konzepten und Regeln wird ein Entwurf für ein ILM-Projekt erstellt.
In den nächsten Beiträgen werden wir uns mit den spezifischen Merkmalen der SAP-ILM-Implementierung befassen.