O gráfico tenta descrever o ciclo de vida das informações em um sistema. E nós o analisaremos sob a perspectiva da SAP.
A execução das várias etapas de um processo de negócios aciona a criação e a eventual modificação de informações no banco de dados. Quando esse processo é concluído, a frequência de acesso a esses dados começa a cair. Os dados de um processo concluído não são mais modificados. Os requisitos de leitura são esporádicos.
A partir dessa descrição, surgem definições muito poderosas quando se pensa em uma iniciativa de Gerenciamento do Ciclo de Vida da Informação (ILM).
O ILM é uma visão mais ampla que inclui o arquivamento, mas se estende à determinação do momento da destruição total das informações.
As ideias mais fortes a serem consideradas e que têm um grande impacto em qualquer projeto de ILM são:
a) Tempo de residência: quanto tempo deve levar desde o momento em que um processo de negócios é concluído até que eu possa arquivar as informações desse processo? Essa definição afeta diretamente o escopo e o volume de uma iniciativa de arquivamento de dados.
b) Tempo de retenção: por quanto tempo devo manter as informações arquivadas? A resposta a essa pergunta responde principalmente a requisitos legais e comerciais e tem consequências tecnológicas: é necessário definir a tecnologia que sustentará esse armazenamento pelos períodos de tempo necessários.
É essencial ter clareza sobre essas questões e voltar às regras de ouro do arquivamento:
1) Não arquive dados cujo processo comercial não tenha sido concluído.
2) Não arquive dados se o tempo de permanência definido não tiver sido atingido.
3) Todos os dados arquivados e retidos estão sempre acessíveis. Ao fazer uma conjunção entre conceitos e regras, um esboço do projeto ILM começa a ser desenhado.
Nas próximas postagens, abordaremos recursos específicos da implementação do SAP ILM.